Om ons werk goed te kunnen doen, verwerkt Stichting Federatie Financieel Planners (FFP) persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. In deze Privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij daarmee om gaan en hoe jij je rechten over je persoonsgegevens kunt uitoefenen.

FFP respecteert je privacy en zorgt ervoor dat jouw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt behandeld.

Met jouw medewerking zorgen wij ervoor dat we altijd met de juiste gegevens kunnen werken. Via MijnCFP.nl kun je zelf je persoonsgegevens inzien, aanpassen of verwijderen. Zo zorgen we gezamenlijk voor correcte (persoons) gegevens.

Waarvoor gebruiken we je persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor wij ze ontvangen, zoals:

• Voor het innen, vastleggen en vorderen van financiële bijdragen;
• Voor de administratie en de interne activiteiten die daarmee samenhangen;
• Voor het in stand houden van jouw CFP-certificering door het afnemen van permanente educatie;
• Voor het beheer van het openbaar register van gecertificeerd planners op ffp.nl.

Jouw zakelijke gegevens worden alleen op www.ffp.nl openbaar gemaakt als je dat zelf hebt aangegeven in MijnCFP.nl;

• Het ledenplatform en de bijbehorende app;
• Het toetsen op naleving van de voorschriften van FFP;
• De afhandeling van je aanvraag tot informatie of antwoord op gestelde vragen;
• Het verzenden van digitale nieuwsbrieven, het ledenmagazine en uitnodigingen;
• Het behandelen van geschillen;
• Het uitvoeren van activiteiten, die passen bij de doelstelling van FFP;
• Voor het verbeteren van de website en dienstverlening van FFP.

Op welke rechtsgronden vindt de verwerking van de persoonsgegevens plaats?

• Voor zover van toepassing, door verleende toestemming, zoals alle verwerkingen die verband houden met jouw certificering als financieel planner;
• Wettelijke verplichtingen, zoals bijvoorbeeld fiscale wetgeving;
• De gerechtvaardigde belangen van FFP: alles wat noodzakelijk is voor het normale beheer en de continuïteit van onze bedrijfsvoering.
• Het is mogelijk dat je als gast op een FFP-event wordt gefilmd of gefotografeerd. De organisator van het betreffende event en FFP behouden zich altijd het recht voor om dit materiaal voor publicatie te gebruiken.

Uiteraard houden we daarbij rekening met jouw privacy. Je kan hiertegen altijd bezwaar maken.

Van wie ontvangt FFP de persoonsgegevens?

• Van jou, als gecertificeerd financieel planner, persoonlijk, telefonisch en/of digitaal, zoals bijvoorbeeld bij de voor de registratie benodigde persoons- en contactgegevens;
• Van het exameninstituut als je bent geslaagd voor het CFP-examen. Dat is vastgelegd in een overeenkomst;
• Door overname van een ander keurmerk, als je daar toestemming voor hebt gegeven;
• Uit gegevens die tijdens een bezoek aan de website van FFP of door het lezen van digitale nieuwsbrieven ontstaan, zoals het IP-adres en door het surfgedrag op de website (cookies);
• Via andere openbare bronnen, zoals zakelijke social media platforms.

Welke persoonsgegevens worden door FFP verwerkt?

• Jouw contactgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
• Indien van toepassing: gegevens van jouw bedrijf;
• Aanvullende gegevens die nodig zijn voor jouw certificering;
• Gegevens over jouw dienstverlening, die nodig zijn voor de zoekfunctie op ffp.nl.

Welke gegevens verwerkt FFP bij een sollicitatieprocedure?

• De persoonlijke gegevens die jij in je CV verstrekt;
• Gegevens die je aanvullend per e-mail verstrekt.

Overige doeleinden waarvoor FFP de persoonsgegevens verwerkt

• IP-adressen, locatiegegevens en cookies;
• Verzending van informatie per e-mail;
• Telefonisch contact.

Worden jouw gegevens uitgewisseld met derden?

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden, die deze gegevens voor eigen doeleinden willen gebruiken. Dat is anders als:

• Je (vooraf) toestemming voor de betreffende verstrekking hebt gegeven;
• Jouw bijdrage aan FFP door een werkgever of een andere organisatie wordt betaald;
• Je bij FFP gecertificeerd bent op grond van certificeringsprogramma’s, waarvan de rechten bij derden liggen en als het voor dat certificeringsprogramma noodzakelijk is om jouw gegevens aan deze partij door te geven;
• Als FFP een deel van haar werkzaamheden heeft uitbesteed aan derden waarvoor persoonsgegevens nodig zijn, zoals bijvoorbeeld bij deelname aan een evenement of enquête. Met deze partijen wordt dan een verwerkersovereenkomst afgesloten.
• FFP wettelijk verplicht is om jouw gegevens te verstrekken.

CFP-keurmerk en verstrekking van persoonsgegevens buiten de EU

Het CFP-keurmerk wordt uitgegeven door de Financial Planning Standards Board Ltd. (FPSB) uit Denver (USA), een organisatie buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Contractueel is FFP aan FPSB verplicht om voor jouw CFP-certificering een aantal persoonsgegevens door te geven. FPSB verwerkt jouw gegevens voor haar gerechtvaardigde belangen in haar administratie en voor de bescherming van haar rechten op de CFP-merken. Doorzending van deze (openbare) gegevens wordt door FFP zo beperkt mogelijk houden. Er wordt aan FPSB niet meer persoonsgegevens doorgegeven dan in het openbaar register op www.ffp.nl is te vinden.

Aanvulling

FFP draagt er zorg voor dat deze doorgifte alleen plaatsvindt, zolang er sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor de doorgifte van de persoonsgegevens maakt FFP gebruik van de door Europese Commissie (EC) opgestelde modelcontracten. Daarin zijn partijen overeengekomen dat FPSB een ‘overdrachtseffectbeoordeling’ heeft opgesteld, ook wel ‘transfer impact assessment’ genoemd. FPSB kan daarmee verklaren dat zij geen reden heeft om aan te nemen dat de wetgeving van de VS tot gevolg heeft dat zij de modelcontracten niet zal kunnen nakomen. Bij het geven van deze verklaring is naar behoren rekening gehouden met de specifieke omstandigheden van de doorgifte, de wetten en praktijken van het derde land van bestemming en alle overige relevante contractuele, technische of organisatorische garanties, waarbij de ervaring van FPSB met eerdere verzoeken tot openbaarmaking van overheidsinstanties, of de afwezigheid van dergelijke verzoeken in aanmerking is genomen.

Daarin is o.a. bepaald dat FPSB:

• FFP en de betrokkenen ervan in kennis stelt als zij van overheidsinstanties juridisch bindende verzoeken ontvangt (met inbegrip van de rechtsgrondslag op basis waarvan het verzoek wordt gedaan);
• Gedurende de duur van de overeenkomst, FFP regelmatig informeert over de ontvangen verzoeken;
• Een juridisch bindend verzoek aanvecht en gebruik zal maken van elke beschikbare beroepsprocedure als FFP gegronde redenen heeft om dat verzoek onwettig te achten. Bij het voldoen aan dergelijke verzoeken moet FPSB aantonen dat zij stappen heeft ondernomen om de persoonsgegevens tot een minimum te beperken, zodat de minimale hoeveelheid persoonsgegevens kan worden verstrekt die nodig is om aan het verzoek te voldoen;
• Dat FPSB zorgdraagt voor een middel om contact met haar en overig buitenlandse verwerkingsverantwoordelijken op te nemen door betrokkenen;
• Dat de schade van betrokkenen wordt vergoed als die door de doorgifte van hun persoonsgegevens is ontstaan;
• Dat zij een contactpunt voor betrokkenen aanwijst die hun klachten of verzoeken onmiddellijk afhandelt;
• Dat zij ermee instemt dat betrokkene in geval van een geschil tussen FPSB en een betrokkene, die zich op zijn rechten als derde-begunstigde beroept, een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens indient of het geschil voorlegt aan de bevoegde rechtbank binnen de EER.

Profiling

FFP maakt geen gebruik van (online) profiling.

Welke persoonsgegevens zijn zichtbaar op de publieke website van FFP?

Wanneer je dat in MijnCFP.nl hebt aangegeven, verschijnt jouw profiel in het openbaar register op www.ffp.nl
Als je niet langer in het openbaar register opgenomen wilt staan, dan kun je dat zelf aanpassen in MijnCFP.nl of anders hiervoor een verzoek indienen via onderstaande contactgegevens.
Met jouw medewerking zorgen wij ervoor dat we altijd met jouw juiste en actuele gegevens werken.

Is verstrekking van jouw persoonsgegevens verplicht of niet?

Het is niet verplicht om je persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als je van onze dienstverlening gebruik wilt maken of ingeschreven wilt worden in het register, dan heeft FFP ten minste jouw naam, adres, woonplaats en geboortedatum nodig. De verwerking van de punten voor de permanente educatie gaat op basis van lidnummer en geboortedatum.

Als wij vragen om aanvullende persoonsgegevens aan ons te verstrekken, dan maken wij vooraf duidelijk in hoeverre die voor onze dienstverlening noodzakelijk of verplicht zijn.

Hoe zorgen we voor de veiligheid van jouw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben ontvangen.
FFP heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onrechtmatig gebruik, zoals geheimhoudingsverklaringen met medewerkers, encryptie van data, versleutelde communicatie en vertrouwelijke behandeling van de data.

Wat doen we bij een datalek?

Bij een datalek, die gevolgen heeft voor de bescherming van de persoonsgegevens of als die gevolgen al zichtbaar zijn, meldt FFP het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. FFP meldt het datalek ook aan iedereen van wie de gegevens zijn gelekt. FFP heeft daarvoor een datalekkenprotocol opgesteld.

Welke bewaartermijn hanteert FFP?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel dan waarvoor de gegevens zijn verzameld. Soms is FFP verplicht om je gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld bij wettelijke bewaartermijnen. De bewaarplicht kan variëren van één tot zeven jaar.

Welke privacy rechten heb je?

• Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen of de verwerking te beperken.

Het kan zijn dat wij aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven, bijvoorbeeld vanwege jouw certificering. De reden zullen wij dan aan jou uitleggen. Als je het daarmee niet eens bent, kijken we samen naar een andere oplossing of kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

• Afmelding voor onze nieuwsbrieven kun je altijd zelf aangeven in jouw persoonlijk profiel in MijnCFP.nl en worden altijd verwerkt.
• Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor directe marketingdoeleinden wordt altijd gehonoreerd.
• Het recht op vergetelheid, zoals bij uitschrijving uit het CFP-register. Afhankelijk van de (wettelijke) bewaarplicht kunnen niet alle gegevens meteen worden verwijderd.

Om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan een verkeerde partij verstrekken of dat we ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens, kunnen we vragen om een bewijs van identiteit.

Wanneer wordt de Privacyverklaring gewijzigd?

• Bij tekstuele aanpassingen en kleine wijzigingen. FFP kan die zonder meer doorvoeren.
• Bij belangrijke wijzigingen. Je wordt hierover geïnformeerd via MijnCFP.nl en de leden nieuwsbrief.
• Bij nieuwe doeleinden van verwerking van je persoonsgegevens. In dat geval neemt FFP eerst contact met je op.

De Privacyverklaring is opgesteld op basis van de huidige stand van zaken. FFP monitort continue de relevante wet- en regelgeving op grond waarvan de verklaring kan worden aangepast. De actuele Privacyverklaring staat vermeld op www.ffp.nl. Wijzingen worden gemeld op de website www.ffp.nl, op MijnCFP.nl en in de nieuwsbrief.

Contactgegevens

• Als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, deze wilt aanpassen of je registratie wilt intrekken, dan kun je contact opnemen via info@ffp.nl
• Als je vragen over de Privacyverklaring of over ons privacy beleid hebt, of als je een beroep op één van je wettelijke rechten wilt doen, dan kun je contact opnemen met de bestuurssecretaris van FFP via:
  Laura Kaempff | Landdrostdreef 124 | 1314 SK Almere |
  E-mail: laura.kaempff@ffp.nl | Tel. 06 536 59 316

Versie: 28 november 2022
Status: vastgesteld in de Bestuursvergadering van 6 december 2022, treedt in werking op 21 december 2022 en vervangt alle voor deze datum vastgestelde reglementen.